La procédure ne se déroule pas en ligne mais permet aux gestionnaires de gagner énormément de temps. Elle est la suivante :

1. Définition des supports que vous choisissez (par exemple BOAMP, JAL, Journal spécialisé…)
2. Réception de votre avis par nos services (par fax ou e-mail) ou sur formulaire informatique type à renseigner.
3. Saisie de l’avis dans notre logiciel de gestion (vérification de la cohérence juridique et orthographique)
4. Envoi de l’avis par fax ou e-mail pour validation par vos services (directeur de la logistique et des contrats et/ou de celle du chef du département des marchés et des contrats) accompagné du bon à tirer
5. Corrections éventuelles suite à la réception du bon à tirer
6. Envoi de l’avis pour publication dans les supports de presse sélectionnés
7. Publication de la consultation et de l’avis sur www.marchespublics.net
8. Emission d’une facture globale par www.marchespublics.net

Par application des dispositions réglementaires, aucun AAPC ne peut être envoyé au BOAMP avant l’envoi au JOUE par les services de www.marchespublics.net . De plus, ces mentions faisant l’objet des publications seront strictement identiques.

Les envois d’AAPC sont horodatés et font l’objet d’un accusé/réception de la part de www.marchespublics.net.

La mise en ligne et la publication des avis est totalement indépendante du reste de la procédure, il est donc possible de mettre en ligne l’ensemble des achats d’une personne publique (même ceux non soumis à l’obligation légale de dématérialisation).

Le DCE est mis en ligne par www.marchespublics.net après réception des documents envoyés par les services de la personne publique.
Avant mise en ligne, le DCE est mis au format .pdf non modifiable et au format .doc ou .xls pour les documents devant être complétés par les candidats.
Avant mise en ligne, la personne publique valide les documents.
Dès mise en ligne du DCE, la personne publique est informée par mail.
www.marchespublics.net permet à la personne publique de modifier son DCE ou d’apporter des compléments. Ces compléments seront mis en ligne selon la même procédure que le DCE initial.

A/R au candidat et information de la personne publique

Le candidat doit s’identifier afin de pouvoir télécharger le DCE, toutes ces informations sont consignées dans une base candidat et la personne publique est automatiquement informée par e-mail lorsqu’un candidat télécharge un DCE sur le site www.marchespublics.net.

Une fois inscrite, l’entreprise peut retirer le DCE disponible pour la consultation qui l’intéresse. Ce retrait implique un enregistrement de la totalité des pièces sur son ordinateur. Un message systématique du navigateur demande à l’entreprise d’accepter l’Applet Java.
Remarque : Les documents sont cryptés avant leur mise en ligne. C’est l’Applet Java téléchargé qui permet de les décrypter et de les décompresser.

Après acceptation, l’entreprise peut effectuer retrait et enregistrement des pièces. La date de l’action est immédiatement enrichie.

L’enregistrement du DCE s’effectue de manière gratuite et est accessible à ‘toutes personnes intéressées’, conformément au décret du 30 avril 2002.

Les entreprises déjà référencées lors du retrait du DCE initial seront alertées automatiquement lorsque la personne publique déposera de nouvelles pièces complémentaires, conformément à l’obligation d’information.

Dans le cadre d’une procédure restreinte, seuls les candidats sélectionnés sont autorisés à télécharger le DCE.
A l’expiration du délai de retrait des documents, aucun téléchargement de DCE n’est possible.
www.marchespublics.net fait parvenir par voie électronique sous forme d’un document .pdf non modifiable signé le registre des retraits à la personne publique.

Gestion des questions/réponses

A partir de www.marchespublics.net, les candidats peuvent envoyer par mail une question à la personne publique. Charge à la personne publique d’informer à partir des informations contenues dans l’AR de téléchargement des DCE, les candidats. En cas de complément de DCE, tous les candidats ayant téléchargé le DCE initial seront automatiquement invités par e-mail à venir télécharger ce complément sur le site www.marchespublics.net.

L'ouverture est impossible avant la date limite de dépôt des offres définie au niveau de la consultation.

L'accès à SIS-Démat® par la personne publique est soumis à l'octroi d'un login et mot de passe. Ce login est associé à un certificat numérique que la personne publique doit préalablement acquérir.

L'accès aux fonctions de retrait et d'ouverture implique en effet au préalable l'acquisition d'un certificat électronique pour les personnes chargées de ces fonctions. Elles disposeront seules du pouvoir de connexion sur l'adresse hébergeant les plis reçus.

La gestion de la commission d'appel d'offres doit pouvoir faire l'objet d'une certaine liberté dans le paramétrage. Le système doit notamment permettre :

• Une séparation stricte entre l'ouverture des premières et des secondes enveloppes,
• L'association à chacune de ces deux phases de fonctionnalités précises,
• La distinction éventuelle entre plusieurs catégories de CAO (ex : une commission dédiée aux procédures formalisées avec séparation par nature de prestations), une commission pour les mises en concurrence allégée.

Notre solution, grâce à une fonction de paramétrage développée, peut associer différents 'types de commissions' et intégrer une distinction dans la gestion de leur séance.

Elle peut mettre également à votre disposition, un ensemble documentaire afin que vous puissiez, en parallèle, rédiger les supports (rapport, PV) des commissions.

La conception des certificats a également intégré une séparation dans la gestion de l'ouverture des premières et deuxièmes enveloppes. Des profils distincts sont associés avec recours à une fonction éventuelle de suppléance.

Choix des certificats par défaut pour sceller les plis

Pour chaque dossier mis en ligne, il pourra donc y avoir un responsable de l'ouverture de la première enveloppe différent (et un suppléant). C'est une fois le dossier crée sur la base que le certificat du responsable sera indiqué. Par défaut le système sera paramétré avec le certificat du responsable de la direction des marchés publics pour l'ouverture première enveloppe. Pour la deuxième enveloppe par défaut c'est le certificat du président de la CAO qui sera indiqué, dans les cas des MAPA, ceux des directions concernées ou de la DMP seront à insérer.

Il faut en effet appréhender les évolutions prévues par le nouveau code en ce domaine :

· Statut et droits de la PRM dans votre établissement,

· Statut de CAO avec un rôle dans l'ouverture des secondes enveloppes,

· Statut particulier dans la gestion des procédures adaptées avec une plus grande souplesse consentie.

Le certificat électronique permettra un décryptage des documents, grâce à la récupération des clés de séquestre des enveloppes.

Lors de la connexion sur la page « ouverture des offres », le président (ou le représentant du service opérationnel) a de nouveau à l'écran le message relatif à l'applet Java. La personne doit l'accepter pour achever la procédure.

La personne habilitée sélectionne « retrait » afin de pouvoir lancer le rapatriement d es plis depuis le serveur vers le poste d'ouverture des plis (poste de la PRM ou poste de la CAO).

Le transfert de ces fichiers, laissés cryptés, peut intervenir par anticipation, avant la date de CAO. L'objectif est de prévenir toute attente non indispensable dans le déroulement de la séance.

Cette fonction de retrait est définie à partir d'un 'retrait programmé'. Ce dernier est établi suivant un ordre du jour défini, portant sur le traitement d'un ensemble de consultations. On aura donc le loisir de gérer des retraits par PRM et par type de CAO.

Ce retrait peut s'effectuer à plusieurs reprises, notamment dans le cas du report de date de la commission.

Date du rapatriement des plis

Une date correspondant au rapatriement des plis apparaît immédiatement dans la colonne prévue à cet effet.

La personne habilitée sélectionne « ouverture » afin de pouvoir procéder à l'ouverture des plis sur le poste. Seule cette personne, propriétaire du certificat adéquat, est autorisée à procéder à l'ouverture.

Date d'ouverture du séquestre

Une date apparaît immédiatement dans la colonne prévue à cet effet.

Vous pouvez alors, à partir du signe (à l'entrée de chaque ligne d'entreprise participante), voir la liste des pièces composant chaque enveloppe.

Pièces composant l'enveloppe avec présence de la signature

En cliquant sur chaque document, vous constatez la ou les signatures apposées sur les documents. La présence de la signature confirme l'intégrité de la totalité des documents.

Constat de présence de la signature

Une fois toutes les premières enveloppes ouvertes, l'étude des secondes enveloppes peut commencer.

Comme le prévoient les dispositions du nouveau code des marchés suite au décret du 7 janvier 2004, les premières enveloppes peuvent être ouvertes en dehors de la CAO.

Enregistrement des pièces

• Au final, vous procédez à l'enregistrement des pièces (via l'action « enregistrer sous ») afin de re-matérialiser ou transmettre via votre réseau interne les pièces reçues pour analyse,
• L'archivage est préparé grâce à la constitution d'une arborescence dans laquelle sera déversé l'ensemble des plis dématérialisés. L'action s'effectue par commission, puis par procédure. La liste des actions est également horodatée.

Informations à destination des candidats

Le système prend en compte l'acheminement des décisions de rejet ou d'admissibilité au stade de la candidature et de l'offre.

Chaque message est envoyé avec une demande de confirmation de réception. L'ensemble de ces messages retour d'AR est aiguillé vers la personne en charge du flux PUSH mail pour l'affaire concernée.

Il est aussi possible d'activer la génération d'un mailing papier avec une Lettre/AR type assortie des adresses postales saisies en ligne lors de l'inscription du soumissionnaire sur le portail. En mode PUSH, l'avis d'attribution est également consultable en ligne.

Avis d'attribution

L'acheteur public dispose de deux moyens d'alerte sur les évènements intervenant dans le cadre des procédures dématérialisées (traçabilité des échanges...) :

• En parallèle à l'intégration automatique des informations dans SIS-M@rchés®, chaque action référencée sur la plateforme fait l'objet de l'envoi automatique d'un courrier dans sa messagerie électronique. C'est le cas, nous l'avons vu dans le déroulement de la présentation, lors d'un retrait de documents, qu'il s'agisse du dossier initial ou de pièces complémentaires, lors du dépôt de pli, qu'il s'agisse là encore du dépôt préalable d'empreinte ou du dépôt effectif de l'offre.
• L'acheteur public dispose d'un suivi des opérations associé à chaque procédure. Celui ci est mis à jour automatiquement et fait l'objet d'un classement par nature d'actions.

Suivi des procédures par l'acheteur public

Afin d'avoir une traçabilité des envois de mails, chaque mail envoyé à l'entreprise est également envoyé en miroir au responsable du dossier au sein de la personne publique. Si un des messages n'arrive pas au destinataire le serveur de messagerie vous en informe. Grâce au numéro de téléphone demandé lors de l'inscription il pourra donc contacter l'entreprise et valider son adresse mail (changement, problème de serveur ? ...)